Để quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; tránh phân tán, mất mát, hư hỏng, lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu khi thực hiện Nghị quyết, văn bản chỉ đạo của Ban Chấp hành Trung ương về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Ngày 01/4/2025 Bộ Nội vụ đã có Công văn 851/BNV-CVT&NN về việc số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận 137-KL-TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp.
       Cụ thể để tiếp tục thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị các địa phương cần thực hiện những nội dung sau:
       1. Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hoá các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân cơ quan, tổ chức.
       2. Việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền, quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, tổ chức.
       3. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ tại phụ lục kèm theo văn bản./.